Processing of personal data

Privacy notice pursuant to Regulation (EU) 2016/679 Processing of common data, images and video

Dear Event Participant,

In accordance with EU Regulation 2016/679, R2M SOLUTION SRL hereby provides Event Participants with all the applicable information regarding the processing of personal data.

DATA CONTROLLER: R2M SOLUTION SRL,

registered office in PAVIA – Via Fratelli Cuzio n. 42
certified e-mail: r2msolution@legalmail.com

All personal data provided will be processed manually and electronically for the purposes described below.

Data will be communicated to suppliers and other subjects who contribute to or participate for various reasons in the event, as well as to the competent authorities, in accordance with the provisions of the law.

Data processed:

common data, contact and identification data, geo-location data
images, audio and video recordings.

As regards the data referred to in point A:

1. EVENT EXECUTION

Purpose: Event Participant personal data will be processed for the management of registration for and participation in the event. They may also be processed to enforce constitutional rights of defence and for the exercise of rights granted to R2M Solution, both in judicial proceedings (including pre-litigation) and out-of-court (for example, in the event of disputes relating to the proper execution of the contract).
Legal basis: performance of the contract and pre-contractual measures, Art. 6.1.b) GDPR.
Retention: Event Participant personal data are retained for the entire duration of the contract, after which they will be retained for 10 years, as provided for by the ordinary limitation period (art. 2946 c.c.), without prejudice to further retention in case of interruption of the limitation period, and archiving requirements, as applicable.

2. ARCHIVING BY LEGAL OBLIGATION

Purpose: Event Participant personal data must be stored for legal obligations that R2M Solution is obliged to observe.

Legal basis: legal obligation, art. 6.1.c) GDPR.
Retention: Event Participant personal data are retained for 10 years for compulsory archiving purposes (art. 2220 c.c.; 22, paragraphs 2 and 3 D.P.R. 29.9.1973, n. 600), without prejudice to further retention in case of interruption of the prescription.

3. COMMUNICATION TO THIRD PARTIES AND PROCESSING IN EXECUTION OF LEGAL OBLIGATIONS/ AUTHORITY ORDERS

Personal data shall not be disclosed but may be communicated to third parties for the performance of legal obligations and to the Event Representatives and Managers appointed by R2M SOLUTION, a current list of whom is available at its registered office.

4. MAINTENANCE OF IT SYSTEMS AND DEVICES

Purpose: subjects in charge of performing maintenance and repairs may have access to personal data on computer systems and devices. The access will be carried out exclusively by subjects identified by R2M Solution and by virtue of specific act or contract.
Legal basis: legitimate interest, art. 6.1.f) GDPR.
Retention: Event Participant personal data transmitted in these cases are those that R2M Solution has for any of the other purposes indicated in this policy. Refer therefore to them.

5. PROMOTIONAL COMMUNICATIONS

Purpose: Event Participant personal data may be processed for sending promotional communications by R2M Solution srl.
Legal basis: legitimate interest, art. 6.1.f) GDPR.
Storage: Event Participant personal data are stored for 36 months from the conclusion of the contract or until opt out.

The provision of data is compulsory for the purposes referred to in points 1, 2, 3 and 4; therefore, refusal will make it impossible for Event Participants to participate in the event.

As regards the personal data referred to in point B):

The data processing of Event Participants takes place for the purpose of the publication of photographs and videos on the websites of R2M Solution srl and on dedicated channels in social media, on the websites of third parties authorized by R2M Solution srl and through any other tool and form of communication to the public, including other systems or technologies of distance communication, useful for the promotion of the Events of R2M SOLUTION SRL, as well as through the means of partner communications related to the initiatives of R2M SOLUTION SRL.

Legal basis: legitimate interest, art. 6.1.f) GDPR (art. 41 Cost.).

The processing of Event Participant personal data, including image and voice, for the above purposes will be carried out by R2M SOLUTION SRL with the aid of computer media and / or paper in accordance with the rules of confidentiality and security required by law.

In relation to the processing of data as per letter B, the data subject may exercise the right to opt out by sending a request to the Data Controller, without formalities.

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ALL personal data provided by Event Participants may be transferred to countries within the European Union or to countries outside the European Union for reasons related to the processing tools used. The transfer may be based on an adequacy decision or on Standard Contractual Clauses approved by the European Commission.

More information is available from the Controller.

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Rights of the Event Participant

As an Event Participant, you have the right to:

Access (art. 15 GDPR): to know whether your personal data are being processed and the legal information about the processing;
Rectification (art. 16 GDPR): to correct inaccurate data or supplement incomplete data;
Deletion/oblivion (art. 17 GDPR): to request the deletion of your personal data, in cases of law;
Limitation (art. 18 GDPR): to request the submission of your data be limited to storage only, with the exclusion of other activities, in cases of law;
Portability (art. 20 GDPR): to obtain the data in a structured, commonly used and machine-readable format and also obtain the direct transmission of the data to another data controller, in the cases provided for by law;
Objection (Art. 21 GDPR): to stop further processing of personal data for reasons related to your particular situation, unless compelling legitimate reasons prevail, in cases of law.
Withdrawal of consent (art. 7.3 GDPR): to withdraw consent at any time.

R2M Solution does not carry out any data processing with automated decision-making processes or profiling with respect to Webinar registrants.

Complaint to the Guarantor

Event Participant’s are also entitled to lodge a complaint with the Data Protection Authority.

The Authority can be reached at www.garanteprivacy.it.

Trattamento dei dati personali

Informativa ai sensi del Regolamento UE 2016/679 Trattamento dati comuni, IMMAGINI e VIDEO

Gentile Partecipante,

ai sensi del Regolamento Europeo UE 2016/679, R2M SOLUTION SRL Ti fornisce le informazioni in merito al trattamento dei Tuoi dati personali.

TITOLARE DEL TRATTAMENTO è: R2M SOLUTION SRL,
sede legale in PAVIA – Via Fratelli Cuzio n. 42
pec: r2msolution@legalmail.com

Tutti i dati personali forniti nella presente occasione saranno oggetto di trattamento informatico e manuale, per le finalità di seguito illustrate.

Essi saranno comunicati a fornitori e soggetti diversi che concorrono o partecipano a vario titolo alla manifestazione, nonché alle competenti Autorità, secondo le prescrizioni di Legge.

Dati oggetto di trattamento:

i dati comuni, dati di contatto e di identificazione, dati relativi alla geo-localizzazione
immagini, registrazioni audio e video.

Quanto ai dati di cui alla lettera A:

1. ESECUZIONE EVENTO

Finalità: i Tuoi dati personali saranno trattati per la gestione della tua iscrizione e partecipazione all’evento. Potrebbero, inoltre, essere trattati per far valere i diritti costituzionali di difesa e per l’esercizio di diritti riconosciuti a R2M Solution, sia in sede giudiziale (inclusa la sede precontenziosa) sia in sede stragiudiziale (per esempio, in caso di controversie relative alla corretta esecuzione del contratto).
Base giuridica: adempimento del contratto e delle misure precontrattuali, art. 6.1.b) GDPR.
Conservazione: i Tuoi dati personali sono conservati per tutta la durata del contratto, cessato il quale saranno conservati per 10 anni, come previsto dal termine ordinario di prescrizione (art. 2946 c.c.), fatta salva la conservazione ulteriore nel caso di interruzione della prescrizione, ed esigenze di archiviazione, in quanto applicabili.

2. ARCHIVIAZIONE PER OBBLIGO DI LEGGE

Finalità: i Tuoi dati personali devono essere conservati per obblighi di legge che R2M Solution è tenuta ad osservare.
Base giuridica: obbligo di legge, art. 6.1.c) GDPR.
Conservazione: i Tuoi dati personali sono conservati per 10 anni per finalità di archiviazione obbligatoria (artt. 2220 c.c.; 22, commi 2 e 3 D.P.R. 29.9.1973, n. 600), fatta salva la conservazione ulteriore nel caso di interruzione della prescrizione.

3. COMUNICAZIONE A TERZI E TRATTAMENTI IN ESECUZIONE DI OBBLIGO DI LEGGE/ORDINI AUTORITÀ

I Dati Personali non saranno oggetto di diffusione ma potranno essere comunicati a terzi per l’assolvimento di obblighi previsti ai sensi di legge e agli Incaricati e ai Responsabili nominati da R2M SOLUTION, il cui elenco aggiornato è reperibile presso la sua sede legale.

4. MANUTENZIONE SISTEMI INFORMATICI E DISPOSITIVI

Finalità: soggetti incaricati di eseguire manutenzione e riparazioni potrebbero avere accesso a dati personali presenti sui sistemi informatici e sui dispositivi. L’accesso sarà effettuato esclusivamente da soggetti individuati da R2M Solution e in virtù di apposito atto o contratto.
Base giuridica: interesse legittimo, art. 6.1.f) GDPR.
Conservazione: i Tuoi dati personali trasmessi in queste ipotesi sono quelli di cui R2M Solution dispone per qualcuna delle altre finalità indicate in questa informativa. Fai dunque riferimento ad esse.

5. INVIO COMUNICAZIONI PROMOZIONALI

Finalità: i Tuoi dati personali possono essere trattati per l’invio di comunicazioni promozionali da parte di R2M Solution srl.
Base giuridica: interesse legittimo, art. 6.1.f) GDPR.
Conservazione: i Tuoi dati personali sono conservati per 36 mesi decorrenti dalla conclusione del contratto o fino ad opt out.

Il conferimento dei dati deve ritenersi obbligatorio per le finalità di cui ai punti 1, 2, 3 e 4; pertanto l’eventuale rifiuto determina l’impossibilità di partecipare all’evento.

Quanto ai dati personali di cui alla lettera B):

Il trattamento dei dati avviene ai fini della pubblicazione di fotografie e video sui siti internet di R2M Solution srl e sui canali dedicati nei social media, sui siti di soggetti terzi autorizzati da R2M Solution srl e attraverso ogni altro strumento e forma di comunicazione al pubblico, compresi altri sistemi o tecnologie di comunicazione a distanza, utile alla promozione degli EVENTI di R2M SOLUTION SRL, nonché attraverso i mezzi di comunicazione dei partner collegati alle iniziative di R2M SOLUTION SRL.

Base giuridica: interesse legittimo, art. 6.1.f) GDPR (art. 41 Cost.).

Il trattamento dei Suoi Dati Personali, incluse immagine e voce, per i suddetti scopi sarà effettuato da R2M SOLUTION SRL con l’ausilio di supporti informatici e/o cartacei nel rispetto delle regole di riservatezza e di sicurezza previste dalla legge.

In relazione al trattamento dei dati di cui alla lett. B, l’interessato ha facoltà di esercitare il diritto di opt out inviando richiesta al Titolare, senza formalità.

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TUTTI i dati personali da Te forniti potrebbero essere trasferiti verso i Paesi dell’Unione Europea o verso Paesi terzi rispetto all’Unione Europea, per ragioni connesse agli strumenti di trattamento utilizzati. Il trasferimento potrà basarsi su una decisione di adeguatezza o sulle Standard Contractual Clauses approvate dalla Commissione Europea.

Maggiori informazioni sono disponibili presso il Titolare.

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Diritti dell’Interessato

In qualità di Interessato, hai diritto di:

Accesso (art. 15 GDPR): conoscere se i Tuoi dati personali sono oggetto di trattamento e le informazioni di legge sul trattamento;
Rettifica (art. 16 GDPR): correzione dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti;
Cancellazione/oblio (art. 17 GDPR): ottenere la cancellazione dei dati personali, nei casi di legge;
Limitazione (art. 18 GDPR): ottenere la sottoposizione dei dati alla sola conservazione, con esclusione di altre attività, nei casi di legge;
Portabilità (art. 20 GDPR): ottenere i dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e ottenerne altresì la trasmissione diretta ad altro titolare del trattamento, nei casi di legge;
Opposizione (art. 21 GDPR): far cessare l’ulteriore trattamento dei dati personali per motivi connessi alla Tua situazione particolare, salva prevalenza di motivi legittimi cogenti, nei casi di legge.
Revoca del consenso (art. 7.3 GDPR): revocare in qualsiasi momento il consenso.

R2M Solution non svolge trattamenti con processi decisionali automatizzati né profilazioni nei confronti degli iscritti ai Webinar.

Reclamo avanti al Garante

Hai diritto altresì di promuovere reclamo avanti all’Autorità garante per la protezione dei dati personali.

L’Autorità è raggiungibile al sito Web www.garanteprivacy.it.